ATIVIDADES E FERRAMENTAS DE PLANEJAMENTO DO TEMPO EM PROJETOS

ATIVIDADES E FERRAMENTAS DE PLANEJAMENTO DO TEMPO EM PROJETOS

O contexto:

Um novo projeto. Seja algo que já fez antes, seja um projeto totalmente novo, uma das primeiras coisas que o gerente de projetos irá fazer é pensar o cronograma do projeto. E como vai fazê-lo? O mais comum é abrir um novo arquivo MS-Project e iniciar um novo projeto. Pode ser que o projeto seja similar a um outro já desenvolvido no passado. Pode ser que esse trabalho seja feito pelo gerente junto a outros membros do time. Pode ser feito inicialmente com o patrocinador do projeto. Enfim, pesquisas mostram que 90% dos projetos são planejados com MS-Project no Brasil, então nada mal supor que o gerente abriu o seu Project e sozinho ou em parceria com outros membros do time inicia seu planejamento do tempo.

A questão:

A prática de iniciar um novo projeto em um software de gerenciamento de projetos está alinhada às melhores práticas da área? Qual a forma mais adequada de realizar o planejamento do tempo do projeto, considerando que o escopo já esteja bem definido?

O objetivo:

Discutir o alinhamento entre a utilização de softwares de gestão de projetos e as melhores práticas de planejamento do tempo.

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O que a prática ensina:

1.    Tenha em mente a sequência de atividades necessárias ao planejamento do tempo:
O ponto de partida para um bom planejamento do tempo é ter em mente a seqüência das atividades necessárias para tal. O primeiro passo é detalhar as atividades necessárias ao escopo planejado anteriormente. A já mencionada regra do 8-80 é uma dica importante para chegar a uma lista de atividades que represente valor individualmente e ao mesmo tempo que oriente o time a pensar em cargas de trabalho similares entre as diferentes áreas envolvidas no projeto. Deve-se então seqüenciar as atividades em função da experiência da equipe quanto ao conteúdo técnico a ser desenvolvido. A seguir, deve-se pensar os recursos necessários a cada atividade. Esse passo é importante por que força o gerente e seu time a pensar sobre a disponibilidade desses recursos. Na prática, a pensar quanto do tempo disponível do recurso, o projeto pode utilizar. Implicações óbvias estão relacionadas com a negociação do uso do recurso com gerentes de projeto ou funcionais, mas ter isso em mente passa a ser um ativo importante para a gestão de riscos do projeto.  A seguir, deve-se estimar a duração de cada atividade em função dos recursos planejados para as mesmas e sua disponibilidade ao projeto. Ciclos de refinamento permitem que sejam redefinidos os recursos, as durações, o sequenciamento e enfim, todos os elementos em conjunto de maneira a chegar a um cronograma o mais realista possível.

2.    Entenda o que significa essa sequência de ações:
Ler o PMBOK ou outros padrões de gestão de projetos, se preparar e fazer uma prova para PMP, CAPM ou outras certificações, garante que o gerente sabe essa seqüência. Mas não garante que ele a aplica. E nem que a entende. Essa seqüência de ações necessárias ao planejamento do tempo do projeto significa que não há planejamento efetivo sem que se considere quais os recursos disponíveis ao projeto. Pensar o projeto, é antes de mais nada pensar quais as atividades a realizar, em qual seqüência, e por quem. Mesmo a sequencia de atividades é influenciada e pode ser alterada pelo recurso a ela alocado. Só depois se dá prazo para as atividades. Mas a nossa intenção inicial e a nossa ansiedade ao desenvolver um planejamento de projetos é ver se o prazo esperado e almejado pela direção ou pelo cliente vai ser atingido. Então, listamos as atividades, fazemos um sequenciamento sem muito critério e colocamos uma duração para elas com base na nossa experiência e sendo o mais otimista possível. Chegamos a uma data. A partir daí fazemos as demais atividades: primeiramente melhoramos o sequenciamento, depois pensamos em quem vai fazer as atividades. Isso está errado! O ponto de partida para falhar em prazos é ficar ansioso por chegar numa data e fazer um planejamento inicial sem embasamento prático. E nada é mais prático que pensar em quem vai fazer as atividades, nada é mais prático que a lista de atividades ser pensada pelo máximo de pessoas que estarão envolvidas no “quem” vai fazer.

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o que não fazer em um projeto

 

3.    O “template” dos softwares de gestão não reflete as melhores práticas:
Adicione-se à ansiedade por chegar em uma data final no planejamento do projeto, o fato de os softwares de gestão de projetos apresentarem um “template” inicial que não reflete a seqüência das atividades elencadas no item 1. Abra seu MS Project. Ele vai te dar uma tela inicial com a lista de atividades para você preencher, a duração das atividades, dai ele já preenche as colunas de data de início e de fim. Provavelmente ele vai te dar essa tela e uma lateral com o gráfico de Gantt do projeto que você está planejando. Pode ser que afastando a lateral da área gráfica você consiga visualizar as colunas relativas às precedências e à identificação dos recursos. Alguns “templates” nem isso permitem. Ou seja, a tela inicial do software de gestão de projetos que o gerente provavelmente utiliza sugere uma seqüência de ações de planejamento que não reflete a seqüência mais adequada de planejamento de projetos. Como a grande maioria dos gerentes de projeto não inicia sua carreira estudando as melhores práticas, mas utilizando softwares em projetos que têm que ser entregues independente da forma pela qual são gerenciados, desenvolve-se uma prática que depois é difícil de ser desconstruída e refeita.

4.    Customize sua tela de planejamento de projetos:
A dica então é o gerente de projetos, o escritório de projetos ou de processos, pessoas do time de projetos, enfim, os usuários dos softwares de gestão de projetos da empresa customizarem sua tela inicial de planejamento de projetos de maneira a refletir as melhores práticas. Isso significa ajustar as colunas da tela inicial de maneira que depois da lista de atividades, o sistema solicite as precedências, a seguir os recursos e só depois as durações das atividades. Além de facilitar o uso do software de acordo com as melhores práticas, essa sistemática simplifica o trabalho de criar uma cultura de planejamento correto dos projetos e dá suporte ao treinamento das equipes e gerentes de projeto quanto às atividades de planejamento e replanejamento dos projetos.

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Enfim:

A gestão do tempo do projeto abriga uma seqüência de atividades que tem implicações importantes no envolvimento das pessoas que trabalharão no projeto. Muitas vezes essa seqüência é quebrada pela ansiedade que o gerente sempre tem, até porque está sempre pressionado a planejar em um tempo mais breve possível. Os próprios softwares de gestão de projetos não são construídos de maneira tal que as melhores práticas sejam intuitivas e facilitadas em seu uso. Assim, o gerente precisa estar atento ao envolvimento e às necessárias atividades para atender ao fato de que o tempo é o recurso mais importante não só do projeto, mas de qualquer pessoa nele envolvida.

Autor: Sanderson Barbalho, PhD, PMP

Fonte: http://pmisp.org.br/recursos/e-news/127-noticias/e-news/2015-05-conteudos/2270-2015-05-conteudos-aprendendo-pratica