Como não errar em uma reunião, Pense Gestão.

Na hora da reunião o que fazer para passar uma boa imagem e quais as atitudes você deve evitar!

Entre as situações corriqueiras em projetos estão as famosas reuniões. Apesar de serem consideradas uma ferramenta gerencial, há muitos colaboradores que não as veem com bons olhos. Eis alguns dos pensamentos que surgem quando são convocados para participar desses encontros:

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– lá vem a enrolação;

– pronto! agora vamos ser chamados a atenção;

– mais uma vez teremos mudanças;

– que desperdício de tempo;

– tanta coisa para fazer e eu aqui escutando besteira;

– isso não é para mim e sou obrigado a e escutar!

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Poderia apresentar ainda muitos outros motivos para não participar de uma reunião, porém o foco deste texto é outro. O que quero mostrar é a oportunidade muitas vezes desperdiçada de se posicionar como um colaborador que pode auxiliar a organização a cumprir seus objetivos sem ganhar fama de oportunista, puxa-saco ou, ainda, de quem quer apenas aparecer. Para tanto, cabem algumas advertências:

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– Cuidado com os elogios em excesso, deixe isso para momentos específicos.

– Cuidado com a técnica conhecida como sanduíche, a qual consiste em elogiar, depois criticar e terminar com novo elogio. As organizações estão a cada dia mais pragmáticas e necessitam de objetividade e agregação de valor, portanto vá direto ao ponto sempre com respeito e empatia.

– Não se torne “papagaio de pirata”, busque em sua fala aderência ao assunto que está em pauta, muitas vezes, para não passarmos em branco, repetimos o que foi dito apenas modificando as palavras.

Ainda dentro das organizações encontramos colaboradores que têm um único foco: serem do contra. Geralmente esses indivíduos possuem uma característica comum, a ansiedade, e, quando vão para uma reunião, cometem atitudes negativas que podem estagnar sua carreira, entre elas, fazem prejulgamento dos tópicos que estão sendo abordados. Assim, eles têm grande propensão a não dar abertura para o novo e, por conseguinte:

– desperdiçam novas oportunidades;

– acham que suas opiniões expressam a verdade suprema e que a reunião é um ringue ou uma mesa de debate, deixe o desabafo para o psicólogo;

– sempre apontam um culpado para suas falhas e nunca admitem que são culpados. Essa atitude, além de mostrar falta de autoconhecimento, passa uma imagem de arrogância e poderá fechar muitas portas;

– não se manifestam, pois não querem se expor. Errar faz parte do processo e omitir-se faz parte do fracasso; portanto, cuidado!

Assim, fica esta pergunta: como criar sinergia com a equipe e se dar bem em uma reunião?

Pode parecer complexo, porém, com treino e adequação de algumas atitudes, as quais são descritas na sequência, em um curto espaço de tempo você poderá ser bem-sucedido e bem-visto perante a equipe:

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– entenda a pauta e se prepare;

– não saia do foco, uma boa dica é desligar aparelhos eletrônicos e anotar tudo. Construa uma linha de raciocínio para eventuais proposituras positivas;

– você não é o dono da razão; caso se sinta contrariado com algo que foi dito, respire fundo e controle as emoções;

– entenda o cenário que motivou a reunião e não se apegue apenas ao momento;

– não fale apenas para se expor a qualquer custo, mais vale uma única fala que traga realmente valor para a reunião do que mil palavras soltas e sem nexo;

– seja direto e claro, respeitando todos, entenda que é uma reunião, e não um discurso de formatura;

– pare de decorar o dicionário, a reunião serve para achar soluções ou para expor algo, e não para testar os seus conhecimentos;

– ter razão não significa estar certo, a razão depende do ponto de vista de cada um. Cuidado, pois seu ponto de vista pode não ser o mais adequado para o momento.

Além do que foi exposto até o momento, sempre que participar de uma reunião pense seriamente nestas cinco variáveis:

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– O que vou falar agregará valor para a equipe ou organização?

– Em caso positivo, ainda assim pense se a forma como você abordará as questões é construtiva. Muitas vezes, as colocações feitas são de extremo valor, porém o modo com que são expostas não é produtivo. É o caso de quando participantes de uma reunião apontam algumas fragilidades, porém não apresentam maneiras de solucioná-las.

– As proposituras que fará colaboram com seu superior ou com os membros da equipe que está à frente da reunião? Tenha empatia, coloque-se no lugar daqueles que estão na reunião e faça a seguinte pergunta:

– Será que eu gostaria de escutar o que pretendo falar na reunião se eu estivesse no lugar da equipe ou de quem a está liderando?

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Pense gestão

A melhor forma de se ter sucesso não é resolver problemas complexos de forma complexa, mas, sim, tratar problemas complexos com soluções simples e eficazes.

Boa reunião e Pense Gestão!

Me. ALEXANDER TERRA ANTUNES

Coautor de diversos livros, graduado em Administração de Empresas, MBA em Gestão de Projetos, especialista em Gestão de Processos e mestre em Administração.