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Como lidar com projetos complexos?

Projetos complexos são garantias de dor de cabeça para os gerentes de projeto. Não significa que o desafio não seja também uma ótima oportunidade de crescer na carreira e se destacar. Não é verdade?

E há inúmeros fatores que tornam um projeto complexo: a gestão de pessoas, as dificuldades de integração de ferramentas, equipe e fornecedores, as exigências do cliente etc. Lidar com tudo isso pode ser muito complexo. É preciso ser um gerente maleável e disposto a encarar o desafio.

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5 formas de lidar com projetos complexos

A seguir, veja algumas dicas para lidar com projetos complexos diminuindo as dificuldades para obter sucesso:

1 – Seja altamente organizado

Isso mesmo. É preciso fazer da organização de seu projeto a prioridade máxima antes de iniciá-lo. Para isso, garanta que as estruturas da empresa lhe deem suporte para que o projeto ande.

Defina claramente os papéis, reúna as pessoas e dê a elas a real dimensão da complexidade. Procure engajar cada membro e mostra a ele que suas atividades, por mais que pareçam corriqueiras contribuem muito para o conjunto da obra.

Dê autonomia para que as pessoas façam seu trabalho, mas mostre um padrão como fio condutor do projeto. Isso dará um norte para os profissionais e eles se sentirão mais livres para atuar.

2 – Capriche na governança do projeto

A governança do seu projeto deve ser capaz de ter flexibilidade para mudar a rota caso você perceba que é necessário. Também defina líderes em cada conjunto de profissionais que estão atuando, deixando claro a eles quais são as regras que devem ser seguidas.

Trabalhe a comunicação e muna sua equipe de informações necessárias sobre o escopo e o andamento do projeto. Também seja rápido na tomada de decisões e, sempre que possível, faça com que a equipe participe dela.

3 – Saiba previamente qual a complexidade do projeto

Evite surpresas, levantando os requisitos e expectativas dos clientes logo no início do projeto. Tente negociar condições de trabalho e prazos realistas para não se frustrar e também não frustrar a equipe e o cliente final.

É interessante também fazer benchmarking com outros gerentes de projetos que já tiveram em suas mãos projetos parecidos. Pesquise e tente encontrar estudos de caso na web, pois deles podem sair insights importantes para o seu desafio.

Faça um estudo detalhado dos riscos, das estimativas e, se necessário, busque ajuda externa (pode ser uma consultoria, ou mesmo pessoas da própria empresa cliente que possam contribuir com ideias e dicas).

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4 – Exija os recursos adequados

Só assuma o projeto se todos os recursos que julgar necessários estiverem ao seu dispor. Ou seja, planeje equipe, ferramentas, serviços previamente e negocie com o cliente para que eles estejam à sua disposição para iniciar o projeto.

Descobrir que precisa contratar um software, por exemplo, no meio do caminho pode ser uma grande dor de cabeça, pois o cliente pode pensar que está tendo prejuízo por não ter sido avisado antes.

5 – Demonstre o que são projetos complexos para seus clientes

Não deixe de demonstrar a complexidades dos projetos para seus clientes. Eles precisam estar cientes de que não se trata de uma empreitada fácil de coordenar. Assim você ganha a cumplicidade deles e também facilita as negociações.

O que você achou destas dicas? Elas te ajudarão em seus próximos projetos complexos? Deixe um comentário!

Até a próxima e Pense Gestão.

alexMe. ALEXANDER TERRA ANTUNES

Coautor de diversos livros, formado em Administração de Empresas, MBA em Gestão de Projetos, especialista em Gestão de Processos e Mestre em Administração com ênfase em Marketing.