A project management workflow diagram written on yellow sticky notes with various steps and levels on each note: initiate, plan, execute, validate, evaluate

Ciclo de vida de um projeto

Para uma melhoria na identificação e controle, foram elaboradas pelo Guia PMBOK® 5ª edição ferramentas para a mensuração e controle dos processos que envolvem o projeto.

Projetos possuem delimitação de tempo, ou seja, têm início e término bem caracterizados, e apresentam necessidades de recursos dependendo da fase em que se encontram.

O ciclo de gerenciamento de projetos não possui uma nomenclatura universal, pois, dependendo da área de atuação, ele pode variar, muitas vezes devido a termos utilizados de acordo com o segmento de trabalho no qual o projeto está inserido.

O Guia PMBOK® 5ª edição traz um ciclo de vida genérico que facilmente é adaptado para projetos diversos, conforme mostra a Figura 1.

 

Figura 1 – Níveis de custo e pessoal em toda a estrutura genérica do ciclo de vida de um projeto

ciclo

Fonte: PMBOK (2013).

 

Um aspecto importante diz respeito às fases de um projeto. Segundo o referido Guia, fases são atividades relacionadas que possuem uma lógica com a finalidade de gerar uma entrega. Existem duas formas básicas na execução das fases, as quais podem ser tanto sequenciadas quanto sobrepostas, e os aspectos com menor detalhamento das fases normalmente são inseridos no ciclo de vida do projeto.

Ainda de acordo com esse Guia, mesmo que as fases apresentem variações decorrentes das especificidades do projeto, algumas características delas são semelhantes, como:

– As operações realizadas durante uma fase tem um foco diferente de quaisquer outras fases. Isso muitas vezes envolve diferentes organizações, locais e conjunto de habilidades.

– Para que se possa ter a entrega ou o objetivo da fase atingida, são necessários controles e processos exclusivos para a fase ou atividades.

– A conclusão de uma fase ocorre na entrega específica, necessitando ou não de uma aprovação, para que de fato ela seja considerada concluída.

PLANILHA

Os relacionamentos entre as fases podem ser sequenciais, o que significa que uma fase só se inicia quando a outra termina. Nesse tipo de relação, o projeto por um lado terá maior controle, porém, por outro lado, fica menos flexível a interações, como redução de cronograma e análise de alocações.

Outro exemplo são as fases sobrepostas. Nesse caso, mesmo antes de uma fase ser concluída inicia-se uma nova fase, e isso facilita a utilização de ferramentas para potencializar o projeto, como é o caso do paralelismo.

Não é difícil encontrar num projeto fases que podem ser sequenciais e, em determinados momentos, haver fases que podemos sobrepor as próprias fases. Isso tudo dependerá de uma análise apurada do gerente e de sua equipe ao montarem a estrutura do projeto.

Um ciclo de vida usual é o preditivo, geralmente utilizado em projetos em que o escopo ou produto final é bem conhecido  Nesses casos, o escopo, os custos e demais detalhes são determinados o mais rápido possível no ciclo de vida do projeto.

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Outro ciclo de vida é o interativo ou incremental. Nesse caso, conforme o aprofundamento do conhecimento em relação ao projeto, você retornará aos documentos já escritos e os modificará conforme a necessidade e as informações novas adquiridas e que podem gerar aumento das funcionalidades do produto.

O ciclo iterativo ou incremental em geral ocorre quando:

– a empresa necessita gerenciar as mudanças do escopo;

– a empresa precisa reduzir a complexidade de um projeto;

– a entrega parcial de um produto beneficia os intervenientes primários sem trazer prejuízos para o projeto como um todo.

Por último, temos o ciclo de vida adaptativo, utilizado em ambientes dinâmicos e com mudanças constantes. Nesses ambientes, estruturar um escopo aprofundado pode ser moroso, por isso é importante quebrar o escopo em partes menores e priorizá-lo, trabalhando com horizonte temporal de duas a quatro semanas em cada parte definida e priorizada do projeto. Esse tipo de ciclo normalmente é utilizado em projetos menores, mas não se descarta a utilização dele em projetos maiores.

 

Independentemente da adoção de um ou mais estilos de ciclo para gerenciamento do projeto, o gestor deste precisa ter em mente o que é mais fácil e objetivo para concluí-lo com sucesso.

 

Até a próxima e Pense gestão!

 

Me. ALEXANDER TERRA ANTUNES

Coautor de diversos livros, formado em Administração de Empresas, MBA em Gestão de Projetos, especialista em Gestão de Processos e mestre em Administração com Ênfase em Marketing.

 

Referência:

PMBOK – Project Management Institute. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (Guia PMBOK®). 5. ed. São Paulo: Saraiva, 2013.