5 maneiras de simplificar o seu projeto

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Passos simples para projetos eficientes

Todo mundo já ouviu falar do método KISS – Keep It Simple, Stupid. Em nenhum lugar isso é mais importante do que em gerenciamento de projetos. Uma vez que é o nosso trabalho de eliminar a complexidade inerente à gestão de projetos e trabalhar com os outros, esse artigo vai ajudá-lo, através de cinco passos, a manter a coisa simples… não estúpida!

Você sem dúvida em sua carreira de gerenciamento de projetos se depara com pessoas que gostam de tirar as tarefas ou conceitos mais simples do projeto e os tornam complicados e confusos. Parece que se deleitam em usar tantas palavras quanto possível, cair em loops infinitos de complexidade, e agitar bastante os braços na frente do quadro branco. Com base nisso, tornam-se iludidos com a noção de que o que estão explicando é tão profundamente complexo que nenhum mero mortal jamais poderia compreender sozinho. É apenas através da sua presença experiente na frente e no centro do quadro branco que alguém poderá entender o significado.

Como resultado, eles entregam sua apresentação com uma dose saudável de auto-importância e condescendência com frases como, “Eu explicaria isso a você, mas não há tempo suficiente para isso agora.” ou “Neste ponto do projeto, um monte de lógica confusa ocorre ‘automagicamente‘ nos bastidores.” Tradução? Suas mentes simples não poderiam começar a compreender a enormidade do que está acontecendo aqui. Ou mais francamente, você são idiotas.

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Mantenha os projetos simples para maior clareza

Aqui está o problema. Essa pessoa cai na ilusão de que para ser a pessoa mais inteligente da sala precisa tornar as coisas o mais complicado possível. Isso simplesmente não é verdade. A verdade é que as pessoas mais inteligentes pode remover a complexidade da equação. Eles pegam o que é complicado e o transformam em sua forma mais simples, porque conhecem o tema profundamente. Eles não precisam usar palavras complicadas para as pessoas, acenar os seus braços, nem ficar frustrados ou com raiva quando as pessoas não entendem. Em vez disso, eles observam a linguagem do corpo e se envolvem com as pessoas, e mudam a sua abordagem de acordo para que a sua mensagem ou instrução seja recebida com sucesso.

Você terá muitas oportunidades como um gerente de projeto para introduzir novos conceitos e idéias para sua equipe e clientes. Há sempre novas tecnologias, processos e interações entre os vários grupos em qualquer momento. Em vez de gastar seu tempo criando tarefas e idéias ainda mais complicadas, concentre-se em fazê-las o mais simples possível, observando os cinco passos a seguir.

Primeiro, o cenário: Um cliente aprovou um documento de SOW (Statement of Work) de 12 páginas e lhe entregou. Você deve explicar o escopo do trabalho a sua equipe para que todos possam ter uma compreensão de como o produto final deve parecer e começar a trabalhar nas suas peças.

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Mantenha o seu projeto simples com estas comprovadas etapas

 Examine o material – O primeiro passo é apenas examinar o material através do próprio documento. Você não precisa gastar muito tempo em qualquer área particular, mas obter uma visão geral do projeto do início ao fim. Neste ponto, você precisa ter uma “fotografia” da situação. Você precisa entender o que o início parece, o que no final deve parecer, e ter uma ideia do caminho que você e sua equipe terão de percorrer do início ao fim.

Digira o material – Uma vez que o esboço geral toma forma em sua mente, volte e faça o mergulho de profundidade. Isto é, quando você vai interpretar cada palavra e frase para extrair significado adicional a partir do SOW. É bom utilizar uma caneta marcador durante este exercício, e ficar longe de distrações como e-mail, telefone, ou qualquer outra coisa que faça a sua mente parar, iniciar, parar, iniciar e parar várias vezes. Realce objetivos e marcos importantes, faça anotações naquilo que seja necessário obter mais esclarecimento, e escreva questionamentos e pensamentos em um caderno para consulta posterior. Você pode precisar passar pelo documento várias vezes, a fim de certificar-se de que você o entendeu completamente.

Pausa para reflexão – Tire alguns momentos e se pergunte: “Será que isto faz 100% de sentido para mim?” Você precisa ser intelectualmente honesto neste passo. Pode haver alguma parte do documento que realmente não faz qualquer sentido para você, mas você quer se enganar em pensar que entendeu, ou se convencer de que aquela parte vai fazer mais sentido depois. Não se iluda. Aproveite o tempo para descobrir  qualquer fato que esteja faltando. Se você achar que não entende certas áreas, encontre a pessoa certa para falar e ajudá-lo a preencher as lacunas ou responder às suas dúvidas. Você vai precisar das respostas mais tarde, quando estiver explicando isso para outra pessoa. Tenha certeza de que se você teve dúvidas, outros também terão, portanto, reserve o tempo para tê-las respondidas.

Faça um desenho – Uma imagem vale mais que mil palavras, e o mesmo é verdadeiro quando se trata de compreender um assunto complexo. Nós não estamos falando sobre a criação de um Picasso ou DaVinci aqui, mas sim sobre o uso de fluxogramas, diagramas, gráficos, mapas mentais, ou qualquer tipo de ferramenta visual que você prefira para obter o ponto de vista. Colocando um assunto complexo ou processo em um diagrama ajuda a identificar relações, contingências, dependências e outras informações vitais que você vai precisar para descrever a alguém. Ele também tornará aparente eventuais lacunas ou ausência de informação.

Explique para alguém – Uma vez que você concluiu as quatro etapas acima, agora está pronto para explicar um assunto complicado para outra pessoa… Faça uma revisão com um ou dois colegas e verifique se o que você colocou junto faz sentido para eles. Que perguntas eles ainda têm? Há um olhar de confusão em seus rostos? Se acontecer assim, você não tornou as coisas simples o suficiente e precisamos mais algum trabalho para chegar lá. Uma vez que você respondeu a todas as perguntas e retirou aquele olhar confuso de seus rostos, já está pronto para o horário nobre.

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As mesmas cinco etapas funcionarão caso você precise explicar o SOW, ensinar uma nova tecnologia a alguém ou explicar os resultados de um conjunto complexo de dados. Lembre-se, a complexidade não é uma virtude. Você quer que as pessoas entendam o que você está dizendo, mas primeiro VOCÊ deve entender.

Você vai ficar encantado com os resultados quando as lâmpadas que se acendem sobre as cabeças de todos iluminarem a sala!

Por em maio 26, 2015

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